Ведение большинства сделок невозможно представить без тесного взаимодействия её сторон. Деловое общение необходимо для установления оптимальных условий сотрудничества. Но, зачастую, при ведении внешнеторговой деятельности, партнёры не имеют возможности обсудить важные вопросы лично, поэтому, для уточнения информации о товарах или услугах, они используют запрос коммерческого предложения. О том, как правильно составить данное письмо пойдёт речь ниже.

Что такое коммерческие запросы?

Зачем нужны коммерческие запросыКоммерческие запросы — официальные документы, в которых отражается просьба одного участника сделки о предоставлении необходимой информации об объекте сделки — товаре или услуге. Просьба может быть основана на получение новой или уточнение старой информации.

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

 

Что может потребовать адресант?

Коммерческий запрос — это не только запрос цены.

Адресант в данном документе может запросить у своего партнёра:

  • Указать точную стоимость транспортировки продукции до места назначения.
  • Подробно описать процедуру оплаты поставки.
  • Предоставить коммерческое предложение на английском языке.
  • Указать ранние успешные проекты.
  • Предоставить бесплатный образец продукции и т. д.

Отличие коммерческого запроса от оферты

Довольно часто коммерческое предложение путают с другим похожим документом — офертой. Но между ними есть существенные различия.

Как уже было сказано выше, основной целью запроса коммерческого предложения является получение или уточнение технических характеристик, цены и других данных о товаре.

В запросе отражается просьба о предоставлении информации о товаре или услуге.

Письмо-оферта же является предложением к сотрудничеству. Адресат может его отклонить или принять, оповестив адресанта.

Виды

Существует две разновидности этого документа:

  1. Частный. Документ заполняется в свободной форме. Его содержание определяется индивидуально для каждой сделки. Ограничений, касающихся процедуры оформления, нет.
  2. Государственный. Соответствует установленному законодательными органами РФ образцу запроса коммерческого предложения. Обращение строго регламентировано.

Как составить письмо запрос или запрос коммерческого предложения?

Как правило, строгих рамок оформления этого документа нет.

Но он должен в обязательном порядке освещать следующие аспекты:

  • Повод, по которому было отправлено письмо.
  • Наименование товара, информацию о котором запрашивает адресант.
  • Условия и сроки оплаты поставки.

Правила составления документа

Грамотное составление бумаг — одна из основных составляющих любой успешной сделки.

Правильно оформленное обращение поможет:

  • расположить к себе партнёра,
  • настроить его на продуктивное сотрудничество.

Существуют правила составления данного запроса. Они подходят как для частных, так и для государственных документов.

При составлении письма придерживайтесь следующей последовательности:

  1. Реквизиты обоих участников сделки.
  2. Дата составления документа.
  3. Заголовок, который емко и точно отражает основную суть документа.
  4. Обращение к адресату.
  5. Краткое описание назначения письма.
  6. Непосредственно запрос или уточнение необходимой информации.
  7. Заявление о готовности к продуктивному и продолжительному сотрудничеству.
  8. Слова благодарности за предстоящий ответ.
  9. Подпись, ФИО и должность адресанта.

Образец документа официальное никем не утверждён, вот один из вариантов его оформления. Содержание запроса может меняться в зависимости от условий сделки.

Сценарии составления

Как правильно составить запрос коммерческого предложенияСуществует несколько сценариев составления этой бумаги:

  • Отправка делового письма после разговора с партнёром по телефону. Вы можете ссылаться на условия, обсуждаемые во время телефонного разговора. Приветствуется использование фраз «как мы договаривались по телефону». Этот приём довольно прост и не замысловат, но способен расположить к себе партнёра.
  • Упор на проблему. В письме вы можете предложить эффективное решение проблем контрагента, к примеру, плохой производительностью или низкими оборотами продукции.
  • Эффект неожиданности. Этот сценарий требует креативного, нестандартного подхода. Кроме того, необходимо соблюдать рамки делового письма и не выходить за них. Сделайте своему партнёру такое предложение о сотрудничестве, от которого он просто не сможет отказаться.
  • Презентация товара. К примеру, к письму вы прикладываете бесплатные образцы или фотографии своей продукции. У другого участника сделки формируется представление о том, с чем ему предстоит работать.

Пример коммерческого запроса

Рассмотрим простой пример данного письма.

ОАО «ИРС»
ул. Советская, 23
г. Самара, 443035
тел.: +7(946)223-09-98
e-mail: irs-society@gmail.com
19.02.2017 г.
№ 23/76

О запросе предложений на поставку древесины

Уважаемые поставщики!

Наша компания «ИРС» производит качественную домашнюю утварь из натуральной древесины. В связи с увеличением объёмов производства нам необходимо увеличить запасы древесины до 30 тонн.

Просим отправить коммерческое предложение о поставке сырья в указанном объёме. В ответном письме укажите стоимость транспортировки и упаковки, порядок оплаты продукции.

Отправьте письмо не позднее 30.02.2017. Просим отправить 2 экземпляра — на русском и английском языках. Приветствуется предоставление копий документов, подтверждающих качество Вашей продукции.

Спасибо за оказанное внимание! В ожидании Вашего детального предложения.

С уважением
Е. Алексеев
Менеджер по снабжению.

Как составить запрос ценовых предложений?

Запрос цены — отдельный вид делового письма. Компания хочет закупиться сырьём у поставщика. Она отправляет ему запрос цены для того, чтобы получить точную информацию о стоимости продукции, транспортировки, упаковки и т. д.

Для того, чтобы сотрудничество было максимально продуктивным уже на ранних его этапах, в этом документе необходимо указывать чёткие пожелания. Адресант должен указать количество товара, ожидаемые его характеристики.

Как правило, поставщики стараются сразу же отвечать на подобные письма. Но для того, чтобы минимизировать своё время на ожидание ответа, можно указать крайний срок оформления и отправки документа.

Запрос ценовых предложений по своему содержанию и форме мало чем отличается от запроса коммерческого предложения. Основным отличием является конкретизация назначения документа — получение информации о цене товара.

Пример запроса цены

Рассмотрим этот документ на примере той же организации «ИРС».

Рассмотрим простой пример данного письма:

ОАО «ИРС»
ул. Советская, 23
г. Самара, 443035
тел.: +7(946)223-09-98
e-mail: irs-society@gmail.com
19.02.2017 г.
№ 23/76

О запросе ценового предложения на древесину

Уважаемые поставщики!

Представители нашей компании посетили 17.02.2017 выставку изделий из натуральных материалов в выставочном центре «Экспо-Волга» в Самаре. Нас заинтересовала Ваша продукция. Мы бы хотели стать представителями Вашего бренда в Самаре.

Просим отправить информацию о стоимости поставки 30 тонн древесины для дальнейшей продажи. Прикрепите сертификаты качества продукции. Приветствуется информация о предоставляемых партнёрам скидках.

Отправьте письмо не позднее 30.02.2017. Просим отправить 2 экземпляра — на русском и английском языках.

Спасибо за оказанное внимание! В ожидании Вашего детального предложения.

С уважением,
Е. Петров.
Менеджер по продажам.

О том как правильно ответить на коммерческое письмо от контрагента пойдёт речь в данном видео:

Итак, запрос коммерческого предложения — один их видов деловых писем, который необходим для получения или уточнения данных о товаре или услуге. Строгих рамок оформления этой бумаги нет, но рекомендуется придерживаться общепринятых правил.

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Поиск контрагентов.

Бесплатная консультация по телефону:

+7 (499) 350-97-43 (звонок бесплатен)

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.